Nicht allen im Handelsregister eingetragenen Unternehmern ist bewusst, dass sie bei der Gestaltung ihrer geschäftlichen Kommunikation gesetzliche Vorgaben beachten müssen. Der Gesetzgeber sieht für den Einzelkaufmann (§ 37a HGB), die OHG und KG (§§ 125a, 177 a HGB), die GmbH (125a GmbHG) und die AG (§ 80 AktG) vor, dass auf Geschäftsbriefen bestimmte Informationen als Pflichtangaben mitgeteilt werden müssen.

Als Geschäftsbrief gilt jeder externer Schriftverkehr, der sich an einen oder mehrere Empfänger richtet, unabhängig von seiner Form. Typische Geschäftsbriefe sind insbesondere Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellscheine oder Rechnungen. Erfasst sind auch E-Mails oder Telefaxe.

Das Schreiben, das Telefax oder die E-Mail muss allerdings nach außen gerichtet sein; reine interne Kommunikation mit Kollegen gilt nicht als Geschäftsbrief. Eine weitere Voraussetzung ist, dass sich der Schriftverkehr an einen oder mehrere konkrete Adressaten richtet. Nicht als Geschäftsbrief sind daher Werbebroschüren oder Zeitungsanzeigen, die sich typischerweise an einen unbestimmten Empfängerkreis richten, anzusehen.

Folgende Angaben müssen für die oben genannten Gesellschaften auf Geschäftsbriefen zwingend gemacht werden:

• die Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
• die Rechtsform des Unternehmens (z. B. "e. K." "OHG", "KG", "GmbH", "AG")
• der Ort der Handelsniederlassung bzw. der Sitz der Gesellschaft o das Registergericht und die Nummer unter der die Firma des Kaufmanns oder die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist
• bei der GmbH darüber hinaus alle Geschäftsführer und - wenn vorhanden - der Vorsitzende des Aufsichtsrats jeweils mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
• bei der AG alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats jeweils mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
• befindet sich eine Gesellschaft in Liquidation ist dies anzugeben

Üblicherweise werden diese Angaben auf Geschäftsbriefen in der Fußzeile gemacht. Besondere gesetzliche Vorgaben über die Gestaltung gibt es jedoch nicht. Unter Beachtung des Grundsatzes der Lesbarkeit ist der Unternehmer in der grafischen Gestaltung frei.

Ein Verstoß gegen die Vorschriften zu den Pflichtangaben kann von den Registergerichten mit einem Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Die gesetzlichen Bestimmungen zu den Angaben auf Geschäftsbriefen sind sogenannte Marktverhaltensregeln. Ein Verstoß gegen Marktverhaltensregeln gilt grundsätzlich als wettbewerbswidriges Verhalten im Sinne des § 4 Nr. 11 UWG. Solches Verhalten ist verboten und kann von Mitbewerbern abgemahnt werden, wenn es geeignet ist, die Interessen von Mitbewerbern, Verbrauchern oder anderen Marktteilnehmern spürbar zu beeinträchtigen. Ob eine spürbare Beeinträchtigung vorliegt, ist im Einzelfall zu entscheiden.

Es empfiehlt sich daher, bei der Gestaltung der externen Kommunikation sorgfältig zu prüfen, welche Informationen enthalten sein müssen. Dann gelingt es, unangenehme Folgen durch kleine Nachlässigkeiten zu vermeiden.

Katrin Wentzensen

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